Metodologia de Resolução de Problemas – 8D (Problem Solving) para resolver situações críticas?
Em todos os processos de fabricação podem ocorrer problemas.
- Umas vezes esses problemas são detectados internamente; outras, infelizmente, apenas são detectados no cliente.
- E se umas vezes as causas dos problemas – e respectiva solução – são óbvias, outras vezes não existem certezas, nem quanto à causa, nem quanto à forma de os resolver.
- Outras vezes ainda, trata-se de problemas repetitivos – o que significa que ou nunca foram verdadeiramente resolvidos ou então nunca se chegou verdadeiramente à causa de raiz do problema.
Com o desenvolvimento da gestão moderna são desenvolvidos utensílios de análise e resolução em equipe:
- a chamada Resolução Participativa : o diagrama “causa-efeito”, os “5 Porquês”, o Brainstorming…
O problema é que, quando utilizados, tendem a ser aplicados de forma avulsa e sem ligação entre si, o que limita o âmbito e eficácia dos resultados.
- Os 8D (do inglês, 8 DO’s – isto é – 8 Ações), são:
O 8D é uma metodologia complementar e simultaneamente integradora de todos os métodos que se têm revelado mais eficazes; adicionalmente introduz duas vertentes fundamentais em caso de problemas de fabricação – procuram meios de assegurar o fluxo de produtos ao mesmo tempo que proporcionam ações de proteção do cliente.
Etapas da Metodologia de Resolução dos Problemas – 8D (Problem Solving)
Introdução da Metodologia de Resolução dos Problemas – 8D (Problem Solving)
Os principais obstáculos para uma análise de falhas bem sucedida da Metodologia de Resolução dos Problemas – 8D são:
Falta de uma metodologia adequada (processo lógico e disciplinado).
Descrição incompleta do problema (falta de informações).
Pressão da gerência e precipitação na solução da falha.
Causa raiz (causa básica) mal identificada.
Falta de capacidade técnica para resolver o problema, ou seja, falta de domínio tecnológico.
A Metodologia de Resolução dos Problemas – 8D ou também conhecido como método 8 DISCIPLINAS, ajuda a remover estes obstáculos, principalmente os primeiros, porque é uma técnica que nos permite abordar os problemas de forma ordenada, disciplinada, racional e até mesmo científica.
É importante observar que, mais do que apenas uma técnica, a Metodologia de Resolução dos Problemas – 8D ou metodologia 8D é uma filosofia de trabalho.
Com o seu uso ordenamos a nossa forma de agir, aumentando a qualidade e a produtividade das nossas atividades.
A Metodologia de Resolução de Problemas – 8D (Problem Solving) serve para tratamento de problemas e análise de falhas, seja em produtos, serviços e processos e está dividido em 8 etapas ou disciplinas, são elas:
Formação da equipe.
Descrição do problema.
Implementação de ações de bloqueio (de contenção, interina ou disposição).
Definição das causas básicas (causa raiz).
Definição das ações corretivas permanentes.
Implementação e verificação da eficácia das ações corretivas permanentes.
Prevenção da reincidência.
Revisão final e reconhecimento da equipe.
Para sucesso da Metodologia de Resolução de Problemas – 8D (Problem Solving) é obrigatório que as oito etapas sejam realizadas na seqüência relacionada acima.
Na solução de problemas deve-se estar sempre alerta para:
COLETAR OS DADOS CERTOS;
TER SEMPRE CLAROS OS OBJETIVOS DA COLETA DE DADOS E CERTIFICAR-SE DE QUE A AMOSTRAGEM UTILIZADA É CAPAZ DE REVELAR OS DADOS;
ESTRATIFICAR OS DADOS COLETADOS;
NÃO CONFUNDIR PROBLEMA COM CAUSA DE PROBLEMA;
CONSIDERAR COMO FALSOS OS DADOS SEM DISPERSÃO;
CERTIFICAR-SE DE QUE O MÉTODO ESTATÍSTICO UTILIZADO É CAPAZ DE REVELAR OS FATOS;
COMPARAR SEMPRE OS DADOS COLETADOS COM UM OUTRO INSTRUMENTO QUE MOSTRE A SITUAÇÃO COMO UM TODO ( UM HISTOGRAMA OU UMA FOLHA DE VERIFICAÇÃO, POR EXEMPLO);
SER SELETIVO NA IDENTIFICAÇÃO DAS CAUSAS QUE COMPENSEM BLOQUEAR;
NÃO TENTAR ATACAR TODAS SIMULTANEAMENTE. DAR PREFERÊNCIA AOS POUCOS VITAIS.
Definições da Metodologia de Resolução de Problemas – 8D (Problem Solving)
Problema
“As falhas são o combustível do sucesso.”
Ishikawa
- É o resultado indesejável de um trabalho ou de um processo. Reflete a insatisfação do cliente com o produto ou serviço.
- É o desvio entre o planejado e o realizado.
- É o diferencial entre o nível operacional praticado e o melhor nível operacional desenvolvido pelo concorrente.
- É um indicador de desempenho com qual não estamos satisfeitos.
- É uma não-conformidade.
Solução de Problemas
- É o esforço feito para eliminar, ou reduzir ao mínimo, a diferença entre o desejável e o real.
- O que soluciona os problemas não são as ferramentas mas sim o método.
- As ferramentas são simplesmente instrumentos que facilitam a solução do problema.
Descrição das etapas da Metodologia de Resolução de Problemas – 8D (Problem Solving)
Formação da equipe
- É recomendável, mas não obrigatório, que a Metodologia de Resolução de Problemas – 8D (Problem Solving) seja utilizada com uma equipe ou grupo de trabalho.
- A Metodologia de Resolução de Problemas – 8D (Problem Solving) pode ser aplicada de forma individual, com muito bom resultado.
- No caso de aplicação individual esta etapa não é considerada.
- A equipe deve ser composta por pessoas representativas de todas as áreas afetadas pela falha, e com competência necessária e requerida para trabalhar no problema em questão.
- As equipes devem ser limitadas, não é muito conveniente que tenham mais de 10 pessoas, o ideal é trabalhar entre o mínimo de 3 e o máximo de 6 pessoas, dependendo da gravidade e abrangência do problema a ser resolvido. Colaboradores poderão ser convocados esporadicamente para esclarecimentos.
- A equipe deve ter um líder (champion) e um relator, preferivelmente escolhidos por consenso do grupo.
Deve conter, também, um facilitador e um orientador.
- O facilitador é uma pessoa de nível alto na organização, com facilidade de comunicação e acesso às diversas áreas.
- Sua função é facilitar os trabalhos da equipe.
- O orientador é um especialista na Metodologia de Resolução de Problemas – 8D (Problem Solving).
- A presença do orientador se torna dispensável quando a equipe já domina e tem experiência no uso da metodologia.
Descrição do problema
- Esta etapa visa o entendimento pleno do problema ou não-conformidade, este entendimento é conseguido com a descrição completa da situação em que ocorreu a falha usando o brainstorming, com a elaboração do fluxograma do processo e análise crítica da situação através da aplicação e resposta às perguntas do 5W1H: O que (What), Quando (When), Quem (Who), Onde? (Where), Por Que? (Why), Como? (How) .
- As respostas a estas perguntas, juntamente com os dados obtidos no fluxograma, permitirão entender claramente o problema e elaborar uma descrição precisa do mesmo.
- Esta etapa da Metodologia de Resolução de Problemas – 8D é crítica pois somente com um claro entendimento e descrição do problema será possível determinar as suas causas, a eliminação destas e a conseqüente solução do problema.
Implementação de ações de bloqueio
(contenção, interinas ou disposição)
- As ações de bloqueio são aquelas que atuam nos efeitos do problema (modo de falha) e não sobre suas causas.
- Portanto não resolvem o problema, porque não eliminam as causas do mesmo, mas criam condições favoráveis à pesquisa e eliminação destas causas.
- Tudo se passa como se o problema tivesse sido resolvido, propiciando a tranqüilidade necessária para a solução do mesmo.
- É conveniente que as ações de bloqueio sejam testadas antes da sua implementação, para assegurar a não ocorrência de efeitos colaterais indesejáveis.
- Devem ser monitoradas durante todo o período de aplicação, para garantir a sua eficácia.
- A aplicação de ações de bloqueio somente não será realizada quando for absolutamente impossível fazê-lo, por exemplo, o lote defeituoso já foi totalmente consumido.
Definição das causas básicas (raízes)
- A causa básica de uma falha ou problema é o seu fator gerador, e somente com sua total eliminação o problema poderá ser resolvido.
- A identificação das causas básicas das falhas e problemas é realizada com a utilização das ferramentas da qualidade.
- O “Brainstorming” permite escolher um grande número de possíveis causas para estudo, e através do diagrama de Causa e Efeito, realiza-se uma análise completa e ordenada de todos os fatores (6M’s) que podem influenciar no processo gerando o efeito da falha.
- As possíveis causas, levantadas no Diagrama de Causa e Efeito devem ser testadas para confirmar a causa real (ou causas reais).
- Se não for possível testar as possíveis causas, deve-se usar o consenso da equipe para definir a causa, ou causas, que serão atacadas, levando-se em conta a gravidade e a tendência de cada uma.
Definição das ações corretivas permanentes
- Identificada a causa raiz (ou as causas raízes) da falha, o próximo passo consiste em implementar uma ação corretiva que vai anular esta causa, resolvendo, desta maneira, o problema.
- Esta ação corretiva, que atua diretamente sobre a causa raiz, é denominada ação corretiva permanente.
- Isto é, será aplicada indefinidamente sobre a causa do problema garantindo sua eliminação e evitando a reincidência.
- Através do “Brainstorming” são geradas várias alternativas de ações corretivas permanentes.
- Se houver mais de uma solução possível, para eliminar uma mesma causa raiz, deve-se usar o consenso da equipe para selecionar/priorizar as ações, levando-se em conta: o resultado esperado, a facilidade de implementação e o investimento necessário.
- As alternativas selecionadas devem ser testadas antes da sua implementação definitiva.
Implementação e verificação da eficácia das ações corretivas
- Para a implementação das ações corretivas permanentes definitivas na etapa anterior deve ser elaborado um plano de ação, especificando as atividades necessárias para a implementação, as pessoas responsáveis e os prazos de implementação para cada atividade.
- Nesta etapa devem ser providenciadas as alterações de especificações, procedimentos e padrões, o treinamento de todo o pessoal envolvido com as modificações necessárias e o estabelecimento de mecanismos de controle e verificação das ações corretivas.
- Após a implementação das ações corretivas permanentes, é necessário remover as ações de bloqueio, trazendo o processo novamente à condição de normalidade.
Prevenção da reincidência
- Nesta etapa são adotadas ações com o objetivo de garantir a total e completa solução do problema.
- Deve-se verificar a abrangência da ação corretiva permanente perguntando: Onde poderia ocorrer problema semelhante?
- Procede-se a uma análise crítica dos sistemas gerencial e operacional, procurando identificar pontos fracos que poderiam propiciar a ocorrência do problema.
- É nesta ocasião que deve ser realizada uma revisão do FMEA (de projeto e processo). Deve-se fazer a pergunta: Por que não prevenimos esta falha?
- Para cada ponto fraco identificado devem ser desenvolvidas ações necessárias para evitar a reincidência do problema, estas ações devem ser devidamente implementadas, testadas e monitoradas.
- Na implementação destas ações é necessário prever o treinamento de todas as pessoas afetadas pelas alterações.
Revisão final e reconhecimento da equipe
- Neste ponto do processo, o problema está resolvido e a não reincidência assegurada.
- Com o objetivo de aperfeiçoar a Metodologia de Resolução de Problemas – 8D (Problem Solving) utilizada e, também, garantir o registro de todo o trabalho executado, é feita um revisão geral de todo o processo de solução do problema.
- Os dados e fatos gerados no desenvolvimento das diversas etapas são registrados e preservados para utilização em futuras equipes de solução de problemas. Deve ser emitido um relatório final.
- Por fim o trabalho da equipe deve ser reconhecido, no seu conjunto e nas contribuições individuais, deve-se reconhecer e agradecer o trabalho de cada membro, ressaltando a importância deste trabalho para a empresa.
Posts Relacionados
- O que é e como aplicar a metodologia 8D (PROBLEM SOLVING), para solução de problemas.
Você sabe o que é e como aplicar a metodologia 8D para solução de problemas…
- 10 características da liderança perfeita na solução de problemas
Você sabe quais são as 10 características de um bom líder com base no estudo…
- MASP - Método de Análise e Solução de Problemas: conheça suas 8 etapas
MASP é um processo de melhoria que possui 8 etapas para a identificação dos problemas…
- 10 principais ferramentas da Gestão da Qualidade
Você conhece as 10 principais ferramentas para serem usadas na Gestão da Qualidade? Cada uma…
1 comentário em “O que é Metodologia 8D (Problem Solving)”
Pingback: Folha de verificação e com o usar em 4 passos!