Auditoria de sistema de gestão – 17 normas

As auditorias de sistema de gestão aplicam-se as seguintes normas abaixo, dentre outras:

  • ISO 9001 – Sistema de gestão de sistema de gestão – Requisitos
  • IATF 16949 – Sistema de gestão de sistema de gestão automotiva
  • ISO 14001 – sistema de gestão ambiental — Requisitos com orientações para uso
  • ISO 45001 – sistema de Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho Requisitos com Orientações para Uso
  • NBR16001 – Responsabilidade social – Sistema da gestão – Requisitos
  • SA 8000 – Responsabilidade social (Social Accountability International)
  • ISO/IEC 20000-1 – Tecnologia da informação — Gerenciamento de serviços – Parte 1: Requisitos do sistema de gestão de serviços
  • ISO/IEC 27001 – Tecnologia da informação — Técnicas de segurança — sistema de gestão da segurança da informação — Requisitos
  • ISO 22301 – Segurança da sociedade — Sistema de gestão de continuidade de negócios — Requisitos
  • ISO 37001 – sistema de gestão antissuborno – Requisitos com orientações para uso
  • ISO 22000 – sistema de gestão de segurança de alimentos – Requisitos para qualquer organização na cadeia produtiva de alimentos
  • SASSMAQ – Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade
  • ISO 39001 – Sistema de Gestão de Segurança Viária – Requisitos
  • ISO 50001 – sistema de gestão da energia – Requisitos com orientações para uso
  • NBR 15401 – sistema de Gestão da Sustentabilidade para Meios de Hospedagem
  • PROBARE – Programa de Auto-Regulamentação do Setor de Relacionamento
  • Norma de Maturidade de Gestão
  • Entre outras

1. Auditoria de sistema de gestão

1.1. Introdução

auditoria de sistema de gestão
auditoria de sistema de gestão

 

 

A auditoria de sistema de gestão (ISO 9001, IATF 16949, ISO 14001, ISO 45001, ISO 20000-1, ISO 27001, ISO 37001, entre outras) se aplica, essencialmente, mas não é limitada, a um sistema de gestão e aos seus processos, produtos ou a serviços.

Tais auditorias são chamadas, freqüentemente, de auditoria de sistema de gestão, auditoria de processo, auditoria de produto, auditoria de serviço, auditoria ambiental, auditoria de saúde e segurança no no trabalho, auditoria de compliance, auditoria de requisitos legais, etc.

As auditorias de sistema de gestão são executadas por pessoas que não têm responsabilidade direta nas áreas a serem auditadas, mas que de preferência, trabalhem em cooperação com o pessoal dessas áreas.

Um dos objetivos de uma auditoria de sistema de gestão é avaliar a necessidade de melhoria ou de ação corretiva, comparando as atividades executadas com as atividades planejadas.

Não se deve confundir a auditoria de sistema de gestão com as atividades de supervisão ou inspeção, executadas apenas com o propósito de controle do processo ou aceitação de produto.

As auditorias de sistema de gestão podem ser realizadas com objetivos internos ou externos a organização.

A atividade de auditoria de sistema de gestão deve ser formal, ou seja, calcada em regras pré-estabelecidas. O estabelecimento das regras que devem direcionar um programa de auditoria de sistema de gestão deve ser feito pela alta gerência de uma empresa.

É fundamental que se estabeleça, pelo menos, os objetivos do programa e o órgão responsável pelo seu gerenciamento.

A auditoria de sistema de gestão é uma atividade documentada. Dessa forma, devem estar definidos os pontos a serem verificados, a forma de verificação, a amostragem, os critérios de aceitação e a apresentação e encaminhamento das proposições de ações corretivas. Compreende‑se então que é uma atividade organizada e planejada.

A verificação do cumprimento do sistema em todos os seus aspectos através de evidências objetivas, é uma das características básicas da atividade de auditoria, avaliando‑se assim a sua eficácia.

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1.2. Conceitos

1.2.1. Auditor de sistema de gestão

Uma pessoa que possui qualificações para efetuar auditorias de sistema de gestão.

Para realizar uma Auditoria de sistema de gestão, o auditor deve estar autorizado para aquela auditoria específica.

O auditor designado para conduzir uma auditoria de sistema de gestão e chamado de auditor‑líder.

1.2.2. Cliente

Uma pessoa ou organização que solicita a auditoria.

O cliente pode ser:

· O auditado que queira uma auditoria do seu próprio sistema de sistema de gestão segundo alguma norma de sistema de sistema de gestão;

· Um cliente que deseja auditar o sistema de sistema de gestão de um fornecedor, usando seus próprios auditores ou terceira parte;

· Uma organização independente autorizada a determinar se o sistema de sistema de gestão provê um controle adequado sobre produtos ou serviços fornecidos (tais como setores de alimentos, medicamentos, nucleares ou outros organismos reguladores);

· Uma organização independente encarregada de executar uma auditoria para cadastrar o sistema de sistema de gestão da organização auditada em um registro.

1.2.3. Auditado

Uma organização que está sendo auditada.

1.2.4. Observação da Auditoria de sistema de gestão

Constatação de um fato feita durante uma auditoria de sistema de gestão e consubstanciada por evidência objetiva

1.2.5. Evidência objetiva

Informação cuja veracidade pode ser comprovada, com base em fatos obtidos através de observação, medição, ensaio ou outros meios.

O núcleo central de uma auditoria de sistema de gestão é a evidência objetiva. Evidência é toda informação compilada e analisada pelo avaliador, referenciada a um determinado padrão e então, avaliada e julgada. Podemos dizer que os atributos de uma evidência são:

· descrição de sua condição ou o que é;

· critério ou o que deveria ser;

· efeito ou o que isto significa;

· causa ou porque aconteceu;

· sugestões ou o que deve ser feito.

Assim, uma evidência bem avaliada deve incluir cada um desses atributos e deve ser descrita de forma que eles sejam distinguíveis uns dos outros.

A avaliação feita em conjunto pelo auditor e pelo auditado é baseada nos atributos ora descritos, será de fundamental importância na aceitação de seus resultados pelo órgão que está sendo auditado.

O material que compõe a evidência objetiva deve ser suficiente, confiável e disponível para ser conclusivo. Conclusivo significa que há base suficiente para julgar a conformidade com os critérios.

1.2.6. Não-conformidade

O não atendimento de um requisito especificado.A definição abrange o afastamento ou ausência de uma ou mais características de sistema de gestão, incluindo elementos do sistema de sistema de gestão, em relação a requisitos especificados

1.3. Características de uma Auditoria de sistema de gestão

Entre outras destacamos:

  • atividade documentada;
  • realizada com procedimentos ou listas de verificação;
  • avaliação através de evidências objetivas;
  • desenvolvimento e implementação do sistema de sistema de gestão;
  • deve ser legítima, (se interna, e autorizada pela alta administração; se externa, e autorizada ou pela perspectiva de um contrato / compra ou pelo próprio contrato);
  • realizada por pessoal experiente, treinado, independente (isto é, sem responsabilidade direta na atividade a ser auditada);
  • programada com antecedência, não devendo ser efetuada somente durante uma crise;
  • programada e realizada com o prévio conhecimento, e na presença das pessoas cujo trabalho esteja sendo objeto da auditoria, sem segredo ou surpresas;
  • os fatos revelados pela auditoria são abordados francamente e discutidos antes de os relatórios chegarem aos níveis mais altos;
  • os resultados são examinados em alto nível e acompanhados para se verificar o cumprimento das disposições e ações corretivas;
  • não tem ação punitiva, mas sim, ação corretiva de aprimoramento;
  • os resultados devem ser divulgados somente aos envolvidos e interessados;
  • pode ser de rotina ou provocada por mudanças significativas no sistema de sistema de gestão da organização, na qualidade do processo, produto ou serviço, ou pela necessidade de verificar uma ação corretiva ou quando existirem registros que sugerem a existência de área com problemas potenciais.

1.4. Objetivos da Auditoria

1.4.1. As auditorias têm normalmente um ou mais dos seguintes objetivos:

  • determinar a conformidade ou não-conformidade de elementos do sistema de sistema de gestão com requisitos especificados;
  • determinar a eficácia do sistema de sistema de gestão implementado no atendimento aos objetivos de sistema de gestão especificados;
  • prover ao auditado uma oportunidade para melhorar o sistema de sistema de gestão;
  • atender aos requisitos regulamentares;
  • permitir o cadastramento do sistema de sistema de gestão da organização auditada em um registro.

1.4.2. Outros objetivos

Os resultados de um programa de auditorias são ainda utilizados com outros objetivos, não tão abrangentes, mas não menos importantes:

1.4.2.1. Aperfeiçoar e difundir tecnologia

 

Quando o auditor relata deficiências observadas durante uma auditoria, ele freqüentemente provoca na gerência responsável pela execução dos serviços uma busca de soluções de melhor nível do que as até então adotadas. Há um acréscimo na eficácia do sistema, conforme ilustrado na figura a seguir.

O simples fato da auditoria ter sido marcada já provoca no órgão auditado uma preocupação no sentido de melhorar a eficácia do sistema, também responsável pelo acréscimo.

Observar também que o acréscimo é maior na primeira auditoria, decaindo ao longo das subseqüentes. Esse acréscimo é função do nível de capacitação (diretamente proporcional) do órgão auditado. De qualquer forma é melhor que a eficácia do sistema evolua desta forma do que permaneça estacionária.

O decréscimo da eficácia do sistema algum tempo após a auditoria pode ser explicado por motivos como o da sensação das pessoas de que tudo está bem com a qualidade, quando, em muitos casos, alguém não envolvido diretamente com a mesma, identifica que não é bem assim ou que podem ser implementados aperfeiçoamentos.

Em muitos casos, as soluções de melhor nível introduzidas pela gerência do órgão auditado são trazidas pelo próprio auditor. O auditor tende a ser elemento bem atualizado em relação a tecnologia de sua área de atuação particularmente quando efetua auditorias em diferentes órgãos, podendo com isto assessorar o órgão auditado em termos de evolução tecnológica. A auditoria é portanto, um meio de difusão de tecnologia. Como resultado a empresa torna‑se mais competitiva.

1.4.2.2. Promover a aproximação entre os vários níveis hierárquicos da empresa

 

Os resultados de uma auditoria são normalmente reportados aos vários escalões da empresa. Isto abre um canal de comunicação entre os mesmos.

Há uma satisfação do pessoal do órgão auditado em ver seus esforços, no sentido de melhorar a eficácia do sistema de sistema de gestão, bem como suas sugestões e contribuições, no sentido de aperfeiçoá-lo, e serem reportados à gerência superior da empresa.

Por outro lado, ainda como uma vantagem da realização de auditorias, o responsável pela organização que está sendo auditada, tem a oportunidade de que o sistema de qualidade implantado (com muita eficácia) possa ser relatado para a alta administração da empresa.

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Treinamento de pessoal

1.4.2.3. Identificar as necessidades de treinamento de pessoal

 

Os resultados do programa de auditoria possibilitam identificar o pessoal envolvido com a qualidade que necessita de um maior treinamento e conscientização em relação a mesma.

Esta identificação não se resume apenas ao pessoal do órgão de garantia ou controle de sistema de gestão, inclue também, o pessoal da produção ou mesmo de empresas contratadas para prestação de serviços.

Uma outra vantagem associada é o fornecimento de informações para o programa de desenvolvimento de recursos humanos.

1.4.2.4. Verificar a qualidade de um produto ou serviço

 

.A auditoria de sistema de gestão pode ser realizada para verificar se a qualidade de produtos ou serviços atende a requisitos normativos.

1.4.2.5. Determinar a eficácia da inspeção

 

A atividade de inspeção é parte integrante de um Sistema de sistema de gestão. A análise da eficácia do sistema implica na análise da eficácia da atividade de inspeção.

1.4.2.6. Gerar lucros

 

Pode‑se dizer que o fato de uma empresa implementar um programa de auditorias revela seu interesse pela qualidade. O investimento em tempo e dinheiro de um programa de auditorias e a atenção dispensada pelo pessoal de gerência a seus resultados, indicam que a qualidade é efetivamente importante para esta empresa.

1.4.3. Razões da auditoria

 

  • Avaliar inicialmente um fornecedor quando se pretende estabelecer uma relação contratual.
  • Verificar se o sistema de sistema de gestão da própria organização continua a atender aos requisitos especificados e está sendo implementado;
  • Verificar, dentro de uma relação contratual, se o sistema de sistema de gestão do fornecedor continua a atender aos requisitos especificados e está sendo implementado;
  • Avaliar o sistema de sistema de gestão da própria organização frente a norma do sistema de sistema de gestão.
As auditorias de sistema de gestão não devem transferir a responsabilidade, em obter a qualidade, da equipe de operação para a organização auditora.
As auditorias de sistema de gestão não devem levar a um aumento do campo de funções de sistema de gestão acima das consideradas necessárias para atingir os objetivos de sistema de gestão.

1.5. Classificação das auditorias

 

· Quem realiza:
  • internas (Primeira parte)
  • externas (Segunda ou Terceira parte)
· Em que realiza:
  • sistema
  • processo
  • produto
· O que realiza
  • adequação
  • conformidade

1.5.1. Auditoria interna

 

Realizada por uma empresa em setores de sua própria organização. É a empresa verificando seu próprio sistema, procedimentos e atividades de modo a assegurar que eles sejam adequados e estejam sendo cumpridos.

Fornece a gerência informações tais como:

  • se a política de sistema de gestão estabelecida está sendo cumprida;
  • se o sistema de sistema de gestão é eficaz;
  • se são necessárias alterações (melhorias);

Pode criar um canal de comunicação em todas as áreas da empresa e ser um grande agente motivador.

Finalmente, a auditoria interna é uma técnica que se bem aplicada, fornece a gerência uma avaliação do desempenho, necessidades, pontos fortes e fracos do sistema de sistema de gestão.

1.5.1.1. Auditoria externa

 

Realizada por uma empresa fora do âmbito da mesma. É normalmente executada por uma empresa em seus fornecedores de bens e serviços ou subfornecedores.

Objetiva avaliar o estágio do contrato feito com um fornecedor e subfornecedor, a fim de determinar se a qualidade do projeto e do produto a ser recebido está de acordo com os requisitos estabelecidos;

Em alguns casos, a linha divisória entre auditoria interna e externa pode ser pouco distinguível. Por exemplo quando a empresa está desenvolvendo um fornecedor durante a duração do contrato, fornecendo ao mesmo diretrizes, técnicas e suporte até o seu final. Mesmo assim pode‑se avaliar o cumprimento das diretrizes através de uma auditoria externa, com auditores independentes.

1.5.2. Auditoria de Primeira parte

 

É uma auditoria interna realizada na própria organização por auditores independentes das áreas a serem auditadas, para verificar se as atividades realmente estão de acordo com os procedimentos planejados.

Exemplos:

  • auditoria pela administração para comparar o desempenho com o melhor do mundo no mesmo ramo de negócios (Benchmarking);
  • auditoria interna de sistema de gestão do processo.

1.5.3. Auditoria de Segunda parte

 

É uma auditoria realizada no fornecedor, pelo comprador ou por entidade quando por delegação deste.

1.5.4. Auditoria de Terceira parte

 

É uma auditoria realizada por um organismo independente em uma organização com o objetivo de certificação.

O resultado normal de uma auditoria de Terceira parte bem sucedida é a emissão de um certificado que atesta a adequação do auditado com os requisitos pertinentes de uma norma.

Exemplos de organizações de certificação no Brasil e Exterior:

Obs.: O termo certificação, hoje, segundo a ISO é reservado apenas para auditorias de Terceira parte (ISO Guide 2).

 

1.5.5. Auditoria de sistema

Destina‑se a avaliar se os elementos de um sistema de sistema de gestão estão de acordo com requisitos estabelecidos, se eles permitem que a organização atinja sua política e objetivos de sistema de gestão e se a prática da Empresa corresponde ao estabelecido.

Exemplos:

  • Auditoria em um fornecedor;
  • Auditoria na atividade de projeto;
  • Auditoria no controle de documentos.

1.5.6. Auditoria de processo

Verificar se o procedimento respectivo é adequado e está sendo cumprido e se os operadores são qualificados e certificados para execução de suas tarefas (quando exigido).

Exemplos:

  • Auditoria do processo de soldagem
  • Auditoria do processo de pintura
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Check list para auditoria

1.5.7. Auditoria de produto

É o exame completo de uma amostra de um produto acabado e indica a qualidade do que está indo para o cliente (calibre do inspetor). Quando feita junto ao cliente, verifica o grau de satisfação do usuário.

Tem como objetivo avaliar a eficácia do controle de sistema de gestão e se os produtos fabricados atendem as especificações e requisitos estabelecidos.

Essa auditoria freqüentemente inclue uma avaliação da embalagem, conferência da documentação, como etiquetas, selos, preparação de embarque e proteção. A auditoria pode envolver a conferência dos testes do produto, os procedimentos e a precisão dos equipamentos de teste.

Essa auditoria apresenta as seguintes vantagens e desvantagens em função do estágio no qual é conduzida:

  • depois de aceito pelo inspetores

 mais econômica mas não reflete o efeito da embalagem, expedição e utilização;

  • depois da embalagem mas antes da expedição

 requer um desempacotamento e reembalagem mas avalia o efeito da embalagem original;

  • no local de venda

 difícil de administrar devido a grande quantidade de locais, mas reflete os efeitos do transporte e armazenagem;

  • junto aos usuários

 mais difícil de administrar, mas avalia os efeitos adicionais de manuseio de venda e armazenagem além dos efeitos de expedição para o usuário e desempacotamento;

  • performance em serviço

 é ideal mas também o mais difícil de administrar devido ao grande número e variedade de usuários. Pode ser simplificado usando‑se amostragem.

Exemplo:

  • A indústria automobilística, de tempos em tempos, submete carros a testes programados, incluindo a destruição total do veículo.

1.5.8. Auditoria de adequação

Esta auditoria verifica se o sistema implantado é eficaz, ou seja, se o sistema vai atender a política e objetivos de sistema de gestão estabelecidos (é subjetiva).

Esta auditoria é também conhecida como uma auditoria de sistema ou gestão que deve determinar a extensão na qual o sistema documentado representado pelo manual de sistema de gestão e os procedimentos associados adequadamente, atendem aos requisitos da norma aplicável. É uma tarefa de escritório.

1.5.9. Auditoria de conformidade

Esta auditoria estabelece a extensão na qual o sistema documentado está implementado e sendo seguido pelas forças de trabalho, isto é, se as pessoas estão realizando as tarefas em conformidade com o sistema de sistema de gestão.

2. Bibliografia

  • Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) – Normas de sistema de gestão
  • Ishikawa, K., “Controle de Qualidade Total – à maneira japonesa”, Ed. Campus, 1993
  • ASQ Audit Division, J.P. Russell, Hardcover, 400 pages, Published 2012, Dimensions: 7 x 10, ISBN: 978-0-87389-847-8
  • ISO 19011:2018 – Diretrizes para auditoria de sistema de gestão, Guidelines for auditing management systems, Terceira edição, 20.12.2018

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